前言：目前，学校各部门已经有较为系统的部门职责、岗位职责和部分工作标准，基本形成了部门常规工作的目标-标准链条，但还是存在很多部门的部门职责、岗位职责、工作标准逻辑层次不清晰、分解工作不到位、不具有可操作性可测量性等问题。需要进一步构建关联性、规范性、可操作、可检测的部门职责-岗位职责-工作标准链条，到达自己对自己进行诊断和改进的目的，并最终用于形成考核部门常规工作的考核标准。参考其他学校在这方面的先进经验，特编制此期操作实务供各部门参考，请各部门按照如下工作程序修订部门职责、岗位职责和工作标准。
编制部门工作职责职责、岗位职责和工作标准请按照以下三个步骤和示例进行，最终形成表1、2、6上交质管办。
步骤一：建立部门职责
提示：部门职责及部门日常工作的工作目标，部门职责以宏观为主，宜粗不宜细。一般经验，各职能部门中应该是教务处的职责数最多，在职责梳理的过程中，如果其他部门的职责大于教务处的职责数的话，意味着职责中还有归纳合并的空间。
表1 职能部门职责一览表（部门上交表格）
部门名称：
| 部门职责 | 1. 2. 3. … |
步骤二：将部门职责分解为具体化的工作
提示：将部门的各项职责分解细化为具体化的工作时，要将职责作为整体先思考包含有哪些具体化的工作，然后再考虑这些具体化的工作安排在哪个岗位，最后再确定让谁做。而不是从某个人承接该项职责的思路进行具体化的工作，如果这样会导致分解不完整，部门的工作体系逻辑不清。
表2 职能部门岗位工作一览表（部门上交表格）
部门名称：
| 部门职责 | 具体化的工作 | 工作归属岗位 | 工作对应人员 |
| 部门职责1 | 按SMART原则描述工作 | 将分解的工作分解到目前部门的岗位 | 确定岗位对应 的具体人员 |
| …… |
|
|
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表3 职能部门岗位工作一览表（示例）
部门名称： 教务处
| 部门职责 | 具体化的工作 | 工作归属岗位 | 工作对应人员 |
| 1负责学院教学管理制度建设 | 组织教学管理制度制订（修订）和审核 | 处长 | 处长 |
| 制订（修订）学籍管理相关制度 | 教学运行科 | 教学运行科科长 | |
| 制订（修订）教学运行管理相关制度 | 教学运行科 学籍成绩科 教材科 考试中心 实训中心 | 教学运行科科科长 学籍成绩科科长 教材科科长 考试中心主任 实训中心主任 | |
| 制订（修订）学院专业建设相关制度 | ……. | …… | |
| 2 负责学院专业建设 | 制订学院专业建设专项规划 | 处长 | 处长 |
| 下达学院专业建设目标任务和指标 | 副处长 | 副处长 | |
| 组织专业的设置与调整 | 副处长 教学运行科 | 副处长 教学运行科科长 | |
| 组织实施重点专业申报、立项、管理与验收 | 教学运行科 | 教学运行科科长 教学运行科科员 |
步骤三：对具体化的每项工作进行标准制订
提示1：制定标准的依据：
| 类别 | 序号 | 文件 |
| 办学条件 | 1 | 教育部关于印发《普通高等学校基本办学条件指标（试行）》的通知(教发[2004]2号) |
| 专业教学 | 2 | 关于印发部分《高等职业学校专业教学标准(试行)》目录的通知(教职成司函〔2012〕217号) |
| 3 | 教育部办公厅关于做好《高等职业学校专业教学标准》修（制）订工作的通知（教职成厅函〔2016〕46号） | |
| 顶岗实习 | 4 | 教育部等5部门《职业学校学生实习管理规定》（教职成〔2016〕3号） |
| 5 | 教育部等六部门关于印发《职业学校校企合作促进办法》的通知(教职成函[2018]1号) | |
| 兼职教师 | 6 | 关于印发《职业学校兼职教师管理办法》的通知（教师[2012]14号） |
| 教师素质 | 7 | 教育部财政部关于实施职业院校教师素质提高计划（2017—2020年）的意见（教师[2016]10号） |
| 实验室安全 | 8 | 教育部办公厅关于加强高校教学实验室安全工作的通知（教高厅[2017]2号） |
提示2：将部门职责具体化为工作后，就要对具体化的每项工作进行标准制订，要使所确定的工作和工作标准明确具体，必须遵循SMART原则。SMART原则：S就是明确的，M是可量化的，A是可实现的，R是相关联的，T是有时限的。
表4 目标标准制订两种情况比较（示例）
| 目标标准制订形式1 | 目标标准制订形式2 |
| 进一步学习（模糊） | 本学期内读完1本**书，撰写与工作相关的3个主题心得，提出解决工作中的**、**、**等3个问题的方法 |
| 对待工作表现专业 及时完成项目任务 把经费使用控制在预算之内 准时完成教材建设任务 | 3天内回答下级的问题 第一季度完成项目任务的20% 减少10%的预算 本年度完成教材建设任务的35% |
| 增强服务意识 | 减少服务对象投诉，将投诉率由3%将到1.5% 将服务速度提高5%，使用“您好”“谢谢”等规范礼貌用语，采用规范的服务流程 |
| 为所有的老教师安排教学培训 | 3月份内对所有老教师进行课堂教学设计的培训，学员满意度达85%以上 |
提示3：工作标准要能量化的尽可能量化，不能量化的具体化，要用可测的语言进行描述。这样一是满足绩效考核的需要，二是便于信息技术应用，三是减少今后扯皮、推诿现象，确保考核客观公正。
工作标准应体现出统一性、协调性、适用性、稳定性、规范性等基本特点。从学校各部门的工作标准制订过程来看，存在工作任务与工作标准重复雷同；标准的描述模糊，不可操作，不能量化；对相当一段时间内不会变动的工作出现时效性等问题。同时，在术语、文字、符号、标点等应用规范性上也时常表现出随意性。部门工作标准问题与改进建议如下表4：
表5 部门工作标准制订过程中的问题与改进建议一览表（示例）
| 问题样例 | 问题与修改建议 | 修改后的工作标准 | |
| 工作 | 工作标准 | ||
| 制订执行年度工作计划 制订年度安全工作计划 | 工作计划必须于2月份完成，全年对照执行。
年度工作计划于每年12月份完成。 | 1.每个部门都要年度工作计划制订工作，可在学院层面对此工作做统一界定。 2.用2月份表述时间，节点模糊，要明确，如2月底前3-5天内上报本年度工作计划 |
部门工作中不列入此项 |
| 建立文献信息检索系统 | 1.有图书馆门户网站。 2.有信息资源检索发现系统，并在门户网站显示。 3.保障读者24小时畅通使用检索发现系统和数字资源平台。 | 此处的标准1与标准2仍是常规工作的罗列。 | 1.有信息资源检索发现系统，并在门户网站显示。 2.保障读者24小时畅通使用检索发现系统和数字资源平台。 |
| 学生兵役登记和征兵工作 | 1．3月制订并实施年度兵役登记和征兵宣传工作方案。 2.3-6月组织实施兵役登记工作，兵役登记率80%以上。 3.6-8月开展征兵体检政审工作，零遗漏零错误 4.9月组织新兵欢送仪式。 5.10月开展新兵部队走访工作。 6.11月开展退役复学学生优秀事迹分享会。 | 此处标准仍是对前面工作的进度阐述，不是标准。 | 1.兵役登记和征兵宣传工作有计划、有安排，通知及时、无延误，兵役登记率在80%以上。 2.欢送新兵入伍有活动、有仪式，活动有记录，有音视频资料。 3.每年上半年组织新兵家属慰问和部队走访工作，走访对象不少于新兵家属和所在部队总数的30%。 4.每年11月份组织二级学院开展退役士兵优秀事迹分享会，活动有记录、有音视频资料。 |
表6 职能部门之科室岗位工作标准一览表（部门上交表格）
部门名称：学工部
| 科室 | 岗位 | 具体化的工作 | 工作标准 |
| 宿舍管理 | 宿舍管理科科长 | 1.学生宿舍日常管理 | 1.负责学生宿舍日常管理，每周发布，数据准确，零误差。 2.3.每天检查学生晚归和夜不归宿情况，并于当日23点前反馈； 4.6月底前完成学生走读申请，及时更改信息平台数据； 5.12月-1月督察毕业生退宿情况，宿舍卫生无死角； 6.8月底前完成新生宿舍安排方案，无差错。 |
| 2.宿管部学生培养与管理 | 1.学期开学前2周内制定宿工部学生培养与管理计划； 2.每年9月份完成助理楼长的选拔和培训工作，制定工作标准； 3.10月中旬完成宿工部干事招新与培训工作； 4.每月召开宿工部大会1次，每周召开楼长例会1次； 5.6月份开展优秀楼长、优秀干事评选，表彰发文。 | ||
| …… | …… |